E-Rechnung: Was Ihr Betrieb jetzt wirklich braucht.

Ein PDF ist für Menschen gemacht. Rechnungsnummer, Steuerbetrag und Zahlungsziel stehen darin, aber eine Software weiß nicht von selbst, welche Angabe welche ist. Oft muss das System die Inhalte erst erkennen, oder jemand trägt sie von Hand ein.

Eine E-Rechnung im neuen umsatzsteuerlichen Sinn enthält strukturierte Daten in einem geeigneten elektronischen Format. So kann Software die Daten verarbeiten. Verbreitete Beispiele sind XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen. Ob eine Datei alle Anforderungen erfüllt, verrät ihr Name allerdings nicht.

Eine hybride Rechnung, etwa ein geeignetes ZUGFeRD-Dokument, kann eine sichtbare Darstellung und strukturierte Daten zusammen enthalten. Widersprechen sich die Angaben, ist nach dem BMF der strukturierte Teil maßgeblich. Prüfen müssen Sie deshalb die eigentlichen Rechnungsdaten, auch wenn das PDF daneben vertraut aussieht.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Nach dem BMF genügt dafür grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Damit kommt die Rechnung aber nur an. Wer sie prüft, wie sie lesbar wird und wo sie aufbewahrt wird, ist damit noch nicht geregelt.

Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller die allgemeine Übergangsregelung nutzen. Papier ist weiterhin zulässig. Für andere elektronische Rechnungen, etwa einfache PDFs, ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich.

Für 2027 hängt die Übergangsfrist vom Umsatz ab. Liegt der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bei bis einschließlich 800.000 Euro, verlängert sich diese Übergangsfrist bis Ende 2027. Oberhalb dieser Grenze greift die umsatzabhängige Verlängerung nicht. Bestimmte EDI-Verfahren können daneben noch bis Ende 2027 übergangsweise genutzt werden.

Ab 2028 sind diese Übergangsfristen beendet. Die gesetzlichen Ausnahmen bleiben aber bestehen. „Ab 2028 muss jede Rechnung elektronisch sein“ wäre also zu pauschal. Wie das für Ihren Betrieb und Ihre Ausgangsrechnungen aussieht, prüfen Sie gemeinsam mit der Steuerberatung.

Die Regelung betrifft grundsätzlich bestimmte Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Rechnungen an Privatkunden und Vorgaben für öffentliche Auftraggeber betrachten Sie getrennt. Für öffentliche Stellen können andere Anforderungen gelten.

Zu den Ausnahmen von der Ausstellungspflicht gehören unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. Die Ausnahme für Kleinunternehmer betrifft ihre Ausgangsrechnungen. E-Rechnungen empfangen können müssen sie trotzdem.

Auch viele nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze sind gesondert einzuordnen. Der allgemeine Zeitplan allein reicht deshalb als Richtschnur nicht. Schauen Sie kurz nach, welche Rechnungsarten bei Ihnen tatsächlich vorkommen, statt anzunehmen, alle Fälle seien gleich.

Ein eigener Rechnungseingang, den Sie klar mitteilen, hilft, Rechnungen nicht über viele Postfächer zu verteilen. Wichtiger ist, wer zuständig ist. Wer sieht eine neue Rechnung? Wer prüft, ob sie sich technisch verarbeiten lässt? Und wer beurteilt, ob die abgerechnete Leistung stimmt?

Formatprüfung und sachliche Prüfung sind zwei Schritte. Eine formal passende Datei kann eine falsche Menge enthalten. Und eine Rechnung, die verständlich aussieht, hat damit noch kein gültiges strukturiertes Format. Ihr Ablauf braucht beide Prüfungen.

Danach kommt die Freigabe. Wartet eine Rechnung wegen einer Rückfrage, sollte das sichtbar sein. Erst nach der Freigabe geht sie an Buchhaltung oder Steuerbüro. Ob sich dafür eine Schnittstelle lohnt, hängt von Ihren vorhandenen Programmen ab. Die Daten sollen jedenfalls nicht an jeder Station neu abgetippt werden.

Die E-Rechnung auszudrucken und die Datei zu löschen, ist kein sinnvoller digitaler Archivierungsablauf. Umsatzsteuerlich gilt grundsätzlich eine achtjährige Aufbewahrungsfrist. Zumindest der strukturierte Rechnungsteil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Andere Anforderungen oder besondere Fälle können hinzukommen.

Ein Archiv sollte die Originaldatei erhalten, gezielte Zugriffe ermöglichen und relevante Änderungen nachvollziehbar machen. Es muss auch klar sein, wie die Daten gesichert, wiederhergestellt und bei Bedarf ausgegeben werden. Ein gemeinsam genutzter Ordner allein klärt das nicht.

Ob Ihr Ablauf die Anforderungen erfüllt, hängt nicht nur von der Software ab. Dazu gehören auch Zuständigkeiten, Berechtigungen, eine Verfahrensbeschreibung und die Art, wie Sie das System tatsächlich nutzen. Ein Produktname oder das Werbewort „rechtssicher“ ersetzt diese Prüfung nicht.

Bevor Sie sich für eine neue Lösung entscheiden, nehmen Sie sich eine typische Eingangsrechnung und eine typische Ausgangsrechnung Ihres Betriebs vor. Verfolgen Sie, welchen Weg beide heute nehmen, vom Eingang über Prüfung, Freigabe und Buchung bis zur Aufbewahrung. Wo wird etwas doppelt erfasst? Wo bleiben Rückfragen liegen?

Fragen Sie den Anbieter Ihrer Rechnungssoftware, welche Formate sie tatsächlich unterstützt und wie sie fehlerhafte Dateien prüft. Mit der Steuerberatung klären Sie, wie strukturierte Rechnungen übergeben werden sollen und welche Ausnahmen bei Ihnen relevant sind. Dann wird nicht jedes System für sich allein eingerichtet.

Danach kommt ein überschaubarer Testlauf mit normalen Rechnungen, Korrekturen und fehlerhaften Eingängen. Holen Sie die Leute dazu, die den Ablauf später jeden Tag nutzen. Ein Ablauf, der von vorn bis hinten funktioniert, bringt mehr als eine lange Liste von Funktionen, die am Ende keiner braucht.