Vertrauliche E-Mails: lieber im Umschlag als auf der Postkarte.

Viele E-Mail-Verbindungen nutzen heute Transportverschlüsselung, meist TLS genannt. Sie schützt die Strecke zwischen zwei Stationen, damit unterwegs niemand einfach mitlesen kann. Auf den beteiligten Mailservern kann die Nachricht trotzdem unverschlüsselt liegen.

Bei Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verschlüsselt schon Ihr Gerät den Inhalt, und erst beim vorgesehenen Empfänger wird er wieder lesbar. Ein Mailserver kann die Nachricht weiterleiten, ohne den lesbaren Inhalt zu brauchen. Transport- und Inhaltsverschlüsselung ergänzen sich, keine macht die andere überflüssig.

Wenn Ihr E-Mail-Programm „Verbindung gesichert“ anzeigt, wissen Sie also noch nicht, wer auf den gespeicherten Inhalt zugreifen könnte. Bei besonders vertraulichen Unterlagen sprechen Sie den Schutz des Inhalts deshalb ausdrücklich mit Ihrem Gegenüber ab.

OpenPGP ist ein Verfahren für solche verschlüsselten Nachrichten. Vereinfacht gesagt arbeiten Sie mit einem Schlüsselpaar aus einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel. Den öffentlichen Schlüssel geben Sie weiter. Andere verschließen damit Nachrichten, die für Sie bestimmt sind.

Mit dem privaten Schlüssel öffnen Sie diese Nachrichten wieder. Er gehört weder auf eine Website noch in eine E-Mail an einen Kunden. Auch ein Dienstleister braucht ihn nicht, um Ihnen verschlüsselt zu schreiben. Fragt trotzdem jemand danach, halten Sie an und klären, was er wirklich braucht.

Damit Ihr Geschäftspartner verschlüsselt antworten kann, braucht er Ihren öffentlichen Schlüssel. Deshalb tauschen beide Seiten ihre öffentlichen Schlüssel aus. Ein Schlüssel für die eine Richtung reicht nicht für die andere.

In einem öffentlichen Schlüssel können ein Name und eine E-Mail-Adresse stehen. Das beweist aber nicht, wem er gehört. Jeder kann einen eigenen Schlüssel mit einem fremden Namen versehen und als den richtigen ausgeben.

Dafür gibt es den Fingerabdruck, eine Zeichenfolge, mit der sich der Schlüssel eindeutig vergleichen lässt. Lassen Sie sich den vollständigen Fingerabdruck im E-Mail-Programm oder in der Schlüsselverwaltung anzeigen. Vergleichen Sie ihn dann über einen zweiten, bereits vertrauenswürdigen Weg, zum Beispiel persönlich oder am Telefon über eine Nummer, die Sie schon kennen.

Kommen Schlüssel und Fingerabdruck aus derselben ungeprüften E-Mail, hilft der Vergleich nicht. Wurde diese Nachricht manipuliert, können beide Angaben falsch sein. Auch nach einem Schlüsselwechsel sollten Sie neu vergleichen. Eine kurze Schlüssel-ID ersetzt den vollständigen Fingerabdruck nicht.

Sie müssen nicht die ganze Firma auf einmal umstellen. Fangen Sie mit einem Ansprechpartner und einem überschaubaren Ablauf an. Beide Seiten brauchen ein gepflegtes E-Mail-Programm und ein kompatibles Verfahren. Klären Sie das vor dem Versand und nicht erst, wenn die vertrauliche Datei schon unterwegs ist.

In die erste Testnachricht gehören keine Kundendaten, kein Vertrag und keine Zugangsdaten. „Können Sie diese Testnachricht lesen?“ genügt. Erst wenn auch die verschlüsselte Antwort ankommt und sich öffnen lässt, haben Sie beide Richtungen ausprobiert.

Eine verschlüsselte E-Mail ist nicht anonym. Angaben zur Zustellung wie Absender, Empfänger oder Versandzeit können weiter sichtbar sein. Ob der Betreff mit geschützt wird, hängt vom Programm und vom Verfahren ab. Sensible Details schreiben Sie deshalb besser nicht in den Betreff.

Ein infiziertes oder schlecht geschütztes Gerät bleibt ein Problem. Sobald Sie die Nachricht auf Ihrem Rechner öffnen, ist der Inhalt dort lesbar, beim Empfänger genauso. Dass der Empfänger den Inhalt danach weitergibt oder an einem ungeeigneten Ort speichert, kann Verschlüsselung nicht verhindern.

Für personenbezogene Daten ist Verschlüsselung deshalb nur ein Baustein. Zugriffsrechte, Aufbewahrung, Geräteabsicherung und der konkrete Zweck der Verarbeitung müssen ebenfalls passen. Aus „Wir verwenden OpenPGP“ folgt nicht „Unser gesamter Ablauf ist datenschutzrechtlich geklärt“.

Gehen Sie mit dem privaten Schlüssel so sorgfältig um wie mit einem wichtigen Geschäftszugang. Nehmen Sie eine starke Passphrase, die Sie nirgends sonst verwenden, und halten Sie das Arbeitsgerät aktuell. Die Passphrase hilft, ersetzt aber keine sichere Arbeitsumgebung. Ein entsperrtes oder kompromittiertes Gerät bleibt angreifbar.

Legen Sie eine geschützte Sicherungskopie an einem getrennten Ort ab, an den nur wenige herankommen. Probieren Sie aus, ob die Wiederherstellung klappt. Geht der private Schlüssel ohne passende Sicherung verloren, können ältere verschlüsselte Nachrichten dauerhaft unlesbar bleiben.

In einer Firma kommen Zuständigkeiten dazu. Wer verwaltet den Schlüssel einer gemeinsamen Adresse? Was passiert bei Urlaub, Personalwechsel oder Verdacht auf Missbrauch? Bereiten Sie einen Widerruf vor und legen Sie fest, wie Sie einen neuen öffentlichen Schlüssel zuverlässig bekannt machen und wie andere ihn prüfen. Sicher wird es erst mit einem Ablauf, den Ihre Leute verstehen und im Alltag auch einhalten.